Las ventajas de un sistema ECM en el entorno corporativo
por: Ignacio ParresHace tiempo, años, que se acuñó el término ECM (Enterprise Content Management), y que tiene varias acepciones (la más famosa es la de la AIIM).
Para clarificar el concepto, vamos a aportar una definición sencilla, resumida, y aceptada de forma general.
¿Qué es ECM?
Es la gestión integral de toda la información de una organización.
Por información entendemos tanto información estructurada (bases de datos) como no estructurada (documentos). Y por integral nos referimos a su asociación con los flujos de trabajo.
Es innegable que éste es un hito ideal para cualquier empresa u organismo público. Pero entonces surgen las preguntas básicas, ¿es viable?. Aún más: ¿es rentable la inversión que requiere?. ¿Existe alguna herramienta que ofrezca una solución para esta estrategia?
Vamos a intentar contestar a estas 3 preguntas clave.
¿Es viable el ECM? ¿Es posible llegar a una gestión integral de la información?
Sin lugar a dudas, la respuesta es rotundamente sí. ¿Qué se necesita? Pues depende del nivel de madurez de los sistemas de información de la empresa.
Cuando, habiendo invertido lo suficiente, no se ha logrado una eficaz gestión integral de la información, ha sido sólo por la combinación de dos motivos que implican no poder implantar ECM:
- La existencia de multitud de sistemas de información desintegrados.
- El celo interdepartamental, que impide la integración de la información (“esta información es exclusiva de mi departamento”, en este punto es importante una visión amplia de la organización).
- eliminar los dos motivos que implican no poder implantar ECM, antes comentados (sistemas de información desintegrados y celo interdepartamental),
- seleccionar el adecuado conjunto de sistemas necesarios, alineado con la adecuada estrategia de integración.
Es la primera vez que leo un artículo que explica realmente lo que es ECM… enhorabuena.
Muy clarificador el artículo.
¡Gracias!