Hace tiempo, años, que se acuñó el término ECM (Enterprise Content Management), y que tiene varias acepciones (la más famosa es la de la AIIM).
Para clarificar el concepto, vamos a aportar una definición sencilla, resumida, y aceptada de forma general.
¿Qué es ECM?
Es la gestión integral de toda la información de una organización.
Por información entendemos tanto información estructurada (bases de datos) como no estructurada (documentos). Y por integral nos referimos a su asociación con los flujos de trabajo.
Es innegable que éste es un hito ideal para cualquier empresa u organismo público. Pero entonces surgen las preguntas básicas, ¿es viable?. Aún más: ¿es rentable la inversión que requiere?. ¿Existe alguna herramienta que ofrezca una solución para esta estrategia?
Vamos a intentar contestar a estas 3 preguntas clave.
¿Es viable el ECM? ¿Es posible llegar a una gestión integral de la información?
Sin lugar a dudas, la respuesta es rotundamente sí. ¿Qué se necesita? Pues depende del nivel de madurez de los sistemas de información de la empresa.
Cuando, habiendo invertido lo suficiente, no se ha logrado una eficaz gestión integral de la información, ha sido sólo por la combinación de dos motivos que implican no poder implantar ECM:
- La existencia de multitud de sistemas de información desintegrados.
- El celo interdepartamental, que impide la integración de la información (“esta información es exclusiva de mi departamento”, en este punto es importante una visión amplia de la organización).
¿Es rentable? ¿Cuáles son las ventajas?
Sin duda alguna es muy rentable; el ahorro que se puede llegar a lograr gracias a la aplicación real de un modelo ECM es muy significativo. Se puede doblar, incluso triplicar el índice de productividad de una organización. Son datos tangibles, indicadores fácilmente medibles como el Time to market, o el dato único; sin mencionar valores intangibles como la imagen que puede ofrecerse gracias al ECM, o la motivación que tendrían todos los empleados, incluso los clientes y proveedores que hagan uso de una Extranet.
¿Existen herramientas ECM?
Aquí nos encontramos con pequeño dilema, solventable, pero que debemos tener muy claro antes de tomar decisiones de esta envergadura.
Es difícil encontrar una herramienta que resuelva el ECM de forma integral. Para empresas pequeñas y medianas, existen muy pocas herramientas accesibles económicamente, y para grandes empresas, es prácticamente imposible encontrar una herramienta realmente operativa y eficaz.
¿Entonces? ¿No habíamos dicho que era una estrategia viable?
¿Cómo puede serlo? Desplegando una solución que integre todos los sistemas operativos horizontales y los verticales de negocio contra un único sistema de información que centralice la gestión de la información y de los procesos de negocio. Estamos hablando, pues, de un conjunto de sistemas integrados (ahora lo llaman “Suite“).
Y el éxito del ECM dependerá por completo de dos tareas:
- eliminar los dos motivos que implican no poder implantar ECM, antes comentados (sistemas de información desintegrados y celo interdepartamental),
- seleccionar el adecuado conjunto de sistemas necesarios, alineado con la adecuada estrategia de integración.
