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Hace 3 semanas la Casa Blanca publicó un memorando dirigido a todos los directores de las Administraciones Públicas, firmado por Barack Obama, en el que se instaba a revisar y mejorar la Gestión de Expedientes del Gobierno, haciendo especial énfasis en los Registros Electrónicos (Records Management), un tema muy evolucionado en los países anglosajones a nivel legal, donde incluso los sistemas informáticos de gestión de este tipo de registros tienen que estar oficialmente certificados.

Es de interés de debate el modelo de supervisión que se propone para la mejora de la eficiencia y reducción de costes, y qué organismos debe intervenir.

Por su interés en el ámbito de la Gestión Documental para las Administraciones Públicas, a continuación incluimos el memorando oficial publicado en la web de la Casa Blanca, y traducido al castellano.

Traducción realizada por Traducciones-SORT

La Casa Blanca

Oficina del Secretario de Prensa
Para su publicación inmediata
28 de noviembre 2011
Memorando Presidencial – Gestión de Expedientes del Gobierno

MEMORANDO PARA LOS JEFES DE

DEPARTAMENTOS EJECUTIVOS Y AGENCIAS

TEMA: Gestión de Expedientes (Registros) del Gobierno

Sección 1. Propósito. Con este memorando se inicia un importante esfuerzo del poder ejecutivo para reformar las políticas de gestión de los Expedientes y sus metodologías. Mejorar la gestión de los registros electrónicos mejorará el rendimiento y promoverá la apertura y la rendición de cuentas mediante una mejor documentación de las acciones de la agencia y sus decisiones. Los documentos transferidos a la National Archives and Records Administration (NARA) proporcionará el prisma a través del cual las generaciones futuras comprenderán y aprenderán de nuestras acciones y decisiones. Una Gestión de Registros modernizada ayuda a los departamentos ejecutivos y agencias (agencias) a minimizar los costes y a operar más eficientemente. La mejora del rendimiento de la gestión de los registros se basa en la Orden Ejecutiva 13589 del 9 de noviembre de 2011 (Promoción de la Eficiencia del Gasto), que obligaba a las agencias a reducir los gastos y centrarse en las funciones de misión crítica.

Cuando los registros están bien gestionados, las agencias los pueden utilizar para evaluar el impacto de los programas, para reducir la duplicación de esfuerzos, para ahorrar dinero y compartir el conocimiento dentro y a través de sus organizaciones. De esta manera, una gestión adecuada de los registros documentales es la columna vertebral de un Gobierno abierto.

Décadas de avances tecnológicos han transformado las operaciones de la agencia, creando retos y oportunidades para la gestión de registros de la agencia. Una mayor confianza en la comunicación electrónica y en los sistemas ha aumentado radicalmente el volumen y diversidad de información que las agencias deben administrar. Con una planificación adecuada, la tecnología puede hacer que la gestión de estos registros sea menos gravosa y más fácil de usar y compartir. Pero si las políticas de gestión de registros y las prácticas no están actualizadas para la era digital, el aumento de la información puede abrumar a los sistemas de la agencia, lo que aumenta los costes y la pérdida de registros documentales.

Debemos enfrentarnos a estos desafíos aprovechando la oportunidad de desarrollar el paradigma del siglo 21 para la gestión de los registros del Gobierno. Este modelo proporcionará una base para un Gobierno abierto, aprovechando información para mejorar el desempeño de las agencias, y reduciendo los costes y gastos innecesarios.

Sec. 2. Compromisos de la agencia para la reforma de la gestión de los registros. (a) El jefe de cada agencia deberá:

(i) asegurar que la implementación exitosa de los requisitos de gestión de registros dentro de la ley, su regulación, y este memorando es una prioridad para la gestión de alto nivel de la agencia;

(ii) asegurar que los recursos apropiados son asignados a la aplicación efectiva de tales requisitos, y

(iii) dentro de los 30 días siguientes a la fecha de este memorando, designar por escrito ante el Archivero de los Estados Unidos (Archivero), un oficial mayor de la agencia para supervisar la revisión prevista en el inciso (b) de esta sección, en coordinación con el Responsable de los Registros, el Jefe de Información, y el Consejero General de la agencia.

(b) Dentro de los 120 días siguientes a la fecha de este memorando, cada jefe de la agencia presentará un informe al archivero y el director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB) que:

(i) describa los planes actuales de la agencia para mejorar o mantener su programa de gestión documental, en particular con respecto a la gestión de los registros electrónicos, incluyendo los medios de comunicación de correo electrónico y social, el despliegue de servicios basados ​​en la nube o las soluciones de almacenamiento, y cumpliendo otros retos relacionados con los registros;

(ii) identifique las disposiciones u omisiones, en leyes, reglamentos o normas oficiales del NARA que en la actualidad presenten un obstáculo para la adopción de metodologías y políticas eficaces para la gestión de registros electrónicos y de costes adecuados, y

(iii) identifique las políticas o programas que, si se incluye en la Directiva de Gestión de registros requeridos por la sección 3 de este memorándum o adoptados y aplicados por NARA, ayudarían a los esfuerzos de la agencia para mejorar la gestión de los registros electrónicos.

Los informes presentados de conformidad con esta subsección debería  complementar, y por lo tanto no es necesario duplicar, la información proporcionada por las agencias de NARA de conformidad con otras obligaciones de reporte de información.

Sec. 3. Directiva para la Gestión de Registros Electrónicos. (a) Dentro de los 120 días de la fecha límite para los informes presentados de conformidad con la sección 2(b) de este memorando, el director de la OMB y el Archivero, en coordinación con el Fiscal General Adjunto, deberá emitir una Directiva de Gestión de Registros Electrónicos que obligue a los jefes de la agencia a adoptar medidas concretas para reformar y mejorar las políticas y prácticas de gestión de registros dentro de su agencia. La directiva se centrará en:

(i) la creación de un amplio marco de gestión de registros electrónicos para el Gobierno que sea más eficiente y rentable;

(ii) la promoción de políticas de gestión de registros y prácticas que mejoren la capacidad de las agencias para cumplir con sus misiones estatutarias;

(iii) el mantenimiento de la rendición de cuentas a través de la documentación de las acciones del organismo;

(iv) el aumento de accesos públicos a los registros del Gobierno;

(v) apoyar el cumplimiento, por parte de la agencia, de los requisitos legales relacionados con la preservación de la información relevante para un litigio, y

(vi) realizar la transición de la gestión de los registros-papel a la gestión de los registros electrónicos donde sea posible.

(b) En el curso del desarrollo de la directiva, el archivero, en coordinación con el director de la OMB y el Fiscal General Adjunto, revisará los estatutos, reglamentos y normas oficiales del NARA para identificar las oportunidades para las reformas que faciliten una amplia mejora de las prácticas del Gobierno para la gestión de los registros, particularmente con respecto a los registros electrónicos. El Archivero, en coordinación con el director de la OMB y el Fiscal General Adjunto, presentará al Presidente los resultados de esta revisión, a más tardar en la fecha de emisión de la directiva, para facilitar las actualizaciones posibles a las leyes, reglamentos y políticas que rigen la gestión de los registros federales.

(c) En el desarrollo de la directiva, el director de la OMB y Archivero, en coordinación con el Fiscal General Adjunto, deberá consultar con otras agencias afectadas, grupos interinstitucionales y grupos de interés público.

Sec. 4. Disposiciones generales. (a) El presente Acuerdo se aplicará de conformidad con el derecho aplicable y sujeto a la disponibilidad de créditos.

(b) Nada de lo dispuesto en la presente exposición se interpretará de forma que perjudique o afecte de otro modo a:

(i) la autoridad por ley de un departamento o agencia, o a los jefes responsables de los mismos, o

(ii) a las funciones del director de la OMB en relación con las propuestas presupuestarias, administrativas o legislativas.

(c) Este memorándum no tiene como objetivo, y no crea ningún derecho o beneficio, sustantivo o procesal, ejecutable en derecho o en equidad por cualquier parte contra los Estados Unidos, sus departamentos, organismos o entidades, sus funcionarios, empleados , o agentes, o cualquier otra persona.

Sec. 5. Su publicación. El archivero está autorizado, y se le ordena la publicación de este memorando en el Registro Federal.

BARACK OBAMA

(Traducción realizada por Traducciones-SORT)