Diseño web

Blog de Diseño Web de la empresa e-SORT

Artículos de la categoría ‘Gestión Documental (SGD)’

2012
17
abr

Caso de éxito: Proceedit “the BPM Process Factory” en Argentina

Por:

Proceedit - The BPM process factoryComo partners de Proceedit, quería compartir este caso de éxito con todos vosotros, mediante este artículo de Gustavo Arcostanzo, desde Argentina.

El cliente: nada más ni nada menos que una Fiscalia de Estadode una importante provincia.

El desafio: crear un proceso de contestación de demandas integrado con la profusa gestión documental que este tipo de actividad posee, para mantener la mayor cantidad posible de documentos del expediente digitalizados, a efectos de disminuir riesgos y ahorrar costes con las impresiones.

La herramienta BPM fue elegida previamente por concurso por el cliente; entonces quedaba abordar el análisis y desarrollo de los procesos.
A efectos de ganar la cuenta y diferenciarnos comercialmente de la competencia, ofrecimos el modelo de negocios de Proceedit, y propusimos la implementacion del desarollo de una prueba piloto sin coste para el cliente.

Obviamente se ganó la cuenta por bastante margen.

Se comenzó el análisis el 16-02-2012 y comenzamos con la prueba completa (la verdad mucho más que una prueba piloto, pues aparte de los procesos incluia Intranet, gestión documental, agendas automáticas, monitorización y trazabilidad ) el 19-03-2012.
Durante la etapa de pruebas el cliente formó un grupo de 10 usuarios de distintas áreas que participan creando procesos reales.

Resultado: el cliente nos contrató como consultores y desarrolladores, pues sin derrochar dinero pudo comprobar en vivo las cualidades del modelo de negocios. Quería compartir esta novedad con ustedes pues, cuantas más implementaciones Proceedit existan, mejores negocios haremos todos. A vuestra disposición para ampliar este debate.

Si te ha gustado el artículo por favor compártelo con tus amigos dándole a los botones sociales: Google, Facebook, Linkedin, Twitter… ¡Gracias por tu ayuda!

2012
26
ene

Las ventajas de un sistema ECM en el entorno corporativo

Por:

Hace tiempo, años, que se acuñó el término ECM (Enterprise Content Management), y que tiene varias acepciones (la más famosa es la de la AIIM).

Para clarificar el concepto, vamos a aportar una definición sencilla, resumida, y aceptada de forma general.

 

ECM (Enterprise Content Management)

¿Qué es ECM?

Es la gestión integral de toda la información de una organización.

Por información entendemos tanto información estructurada (bases de datos) como no estructurada (documentos). Y por integral nos referimos a su asociación con los flujos de trabajo.

Es innegable que éste es un hito ideal para cualquier empresa u organismo público. Pero entonces surgen las preguntas básicas, ¿es viable?. Aún más: ¿es rentable la inversión que requiere?. ¿Existe alguna herramienta que ofrezca una solución para esta estrategia?

Vamos a intentar contestar a estas 3 preguntas clave.

 

¿Es viable el ECM? ¿Es posible llegar a una gestión integral de la información?

Sin lugar a dudas, la respuesta es rotundamente sí. ¿Qué se necesita? Pues depende del nivel de madurez de los sistemas de información de la empresa.

Cuando, habiendo invertido lo suficiente, no se ha logrado una eficaz gestión integral de la información, ha sido sólo por la combinación de dos motivos que implican no poder implantar ECM:

  • La existencia de multitud de sistemas de información desintegrados.
  • El celo interdepartamental, que impide la integración de la información (“esta información es exclusiva de mi departamento”, en este punto es importante una visión amplia de la organización).

 

¿Es rentable? ¿Cuáles son las ventajas?

Sin duda alguna es muy rentable; el ahorro que se puede llegar a lograr gracias a la aplicación real de un modelo ECM es muy significativo. Se puede doblar, incluso triplicar el índice de productividad de una organización. Son datos tangibles, indicadores fácilmente medibles como el Time to market, o el dato único; sin mencionar valores intangibles como la imagen que puede ofrecerse gracias al ECM, o la motivación que tendrían todos los empleados, incluso los clientes y proveedores que hagan uso de una Extranet.

 

¿Existen herramientas ECM?

Aquí nos encontramos con pequeño dilema, solventable, pero que debemos tener muy claro antes de tomar decisiones de esta envergadura.

Es difícil encontrar una herramienta que resuelva el ECM de forma integral. Para empresas pequeñas y medianas, existen muy pocas herramientas accesibles económicamente, y para grandes empresas, es prácticamente imposible encontrar una herramienta realmente operativa y eficaz.

¿Entonces? ¿No habíamos dicho que era una estrategia viable?

¿Cómo puede serlo? Desplegando una solución que integre todos los sistemas operativos horizontales y los verticales de negocio contra un único sistema de información que centralice la gestión de la información y de los procesos de negocio. Estamos hablando, pues, de un conjunto de sistemas integrados (ahora lo llaman “Suite“).

Y el éxito del ECM dependerá por completo de dos tareas:

  • eliminar los dos motivos que implican no poder implantar ECM, antes comentados (sistemas de información desintegrados y celo interdepartamental),
  • seleccionar el adecuado conjunto de sistemas necesarios, alineado con la adecuada estrategia de integración.
Si te ha gustado el artículo por favor compártelo con tus amigos dándole a los botones sociales: Google, Facebook, Linkedin, Twitter… ¡Gracias por tu ayuda!

2012
19
ene

Programa para gestión de un Archivo Fotográfico

Por:

Nueva aplicación para la gestión de las imágenes de las empresas (también denominados activos digitales en muchas ocasiones).

Construido con el motor del sistema de gestión de contenidos ContentSORT©, esta aplicación web permite la carga, catalogación, búsqueda, recuperación y descarga de imágenes.

programa galeria de imágenes

Gestione  su material gráfico y póngalo a disposición de la empresa y de  sus colaboradores  (a través de un usuario y clave, su agencia de comunicación, de publicidad, responsables de marketing de otras sedes, etc podrán acceder a las imágenes sobre las que tengan derechos de visualización). Así su agencia de publicidad tendrá derechos para visualizar las imágenes de productos, pero no tendrá derechos para ver las fotos de los empleados.

Con el buscador por datos de catalogación, podrá localizar fácilmente el material gráfico que necesita. Por ejemplo para el folleto comercial de su producto en Inglaterra, rápidamente localizarán las imágenes de los productos que comercializa la empresa en ese país.

También podrá localizar las imágenes, navegando por el árbol de categorías que haya definido.

Por último, también existe la opción de añadir marcas de agua a las fotos de forma automática para preservar los derechos de autor (DRM), o la procedencia de las imágenes.

Más información en la web de Content SORT

Si te ha gustado el artículo por favor compártelo con tus amigos dándole a los botones sociales: Google, Facebook, Linkedin, Twitter… ¡Gracias por tu ayuda!