Para clarificar el concepto, vamos a aportar una definición sencilla, resumida, y aceptada de forma general.

¿Qué es ECM?

Es la gestión integral de toda la información de una organización.

Por información entendemos tanto información estructurada (bases de datos) como no estructurada (documentos). Y por integral nos referimos a su asociación con los flujos de trabajo.

Es innegable que éste es un hito ideal para cualquier empresa u organismo público. Pero entonces surgen las preguntas básicas, ¿es viable?. Aún más: ¿es rentable la inversión que requiere?. ¿Existe alguna herramienta que ofrezca una solución para esta estrategia?

Vamos a intentar contestar a estas 3 preguntas clave.

¿Es viable el ECM? ¿Es posible llegar a una gestión integral de la información?

Sin lugar a dudas, la respuesta es rotundamente sí. ¿Qué se necesita? Pues depende del nivel de madurez de los sistemas de información de la empresa.

Cuando, habiendo invertido lo suficiente, no se ha logrado una eficaz gestión integral de la información, ha sido sólo por la combinación de dos motivos que implican no poder implantar ECM:

• La existencia de multitud de sistemas de información desintegrados.
• El celo interdepartamental, que impide la integración de la información (“esta información es exclusiva de mi departamento”, en este punto es importante una visión amplia de la organización).

¿Es rentable? ¿Cuáles son las ventajas?

Sin duda alguna es muy rentable; el ahorro que se puede llegar a lograr gracias a la aplicación real de un modelo ECM es muy significativo. Se puede doblar, incluso triplicar el índice de productividad de una organización. Son datos tangibles, indicadores fácilmente medibles como el Time to market, o el dato único; sin mencionar valores intangibles como la imagen que puede ofrecerse gracias al ECM, o la motivación que tendrían todos los empleados, incluso los clientes y proveedores que hagan uso de una Extranet.

¿Existen herramientas ECM?

Aquí nos encontramos con pequeño dilema, solventable, pero que debemos tener muy claro antes de tomar decisiones de esta envergadura.

Es difícil encontrar una herramienta que resuelva el ECM de forma integral. Para empresas pequeñas y medianas, existen muy pocas herramientas accesibles económicamente, y para grandes empresas, es prácticamente imposible encontrar una herramienta realmente operativa y eficaz.

¿Entonces? ¿No habíamos dicho que era una estrategia viable?

¿Cómo puede serlo? Desplegando una solución que integre todos los sistemas operativos horizontales y los verticales de negocio contra un único sistema de información que centralice la gestión de la información y de los procesos de negocio. Estamos hablando, pues, de un conjunto de sistemas integrados (ahora lo llaman “Suite“).

Y el éxito del ECM dependerá por completo de dos tareas:

• eliminar los dos motivos que implican no poder implantar ECM, antes comentados (sistemas de información desintegrados y celo interdepartamental),
• seleccionar el adecuado conjunto de sistemas necesarios, alineado con la adecuada estrategia de integración.

Como resultado concreto de esta proyecto colaborativo, han lanzado al mercado DocMining, un nuevo servicio Cloud Computing para la gestión integral de los documentos, desde su captura automatizada, pasando por su procesado BPM, distinto según el tipo de documento de que se trate, y su puesta a disposición para los usuarios en una plataforma de gestión documental semántica.

Se presenta  DocMining en un Road Show organizado para las semanas del  6 al 17 de junio. En estas dos semanas, se presenta el nuevo servicio mediante 12 sesiones en 8 ciudades: Avilés, Barcelona, Cerdanyola del Vallés, Manacor, Girona, Logroño, Sant Cugat del Vallés y Madrid.

Descargas:

• Presentación Resumida Road Show DocMining – Junio 2011
• Agenda Road Show DocMining – Junio 2011

Sesiones limitadas a una asistencia máxima de 4 empresas por sesión para garantizar una atención personalizada.

SORT cerrará el Road Show impartiendo la última sesión en sus oficinas de Madrid el próximo día jueves, 16 de junio a las 10:30.

Todos los asistentes a las sesiones tendrán derecho a utilizar DocMining, gratuitamente, sin restricciones de ningún tipo, durante los meses de Julio, Agosto y Setiembre de 2.011, siempre que el servicio se contrate antes del 30 de Junio de 2.011.

Las empresas y distribuidores interesados en este innovador servicio de gestión documental semántica DocMining pueden ponerse en contacto con cualquiera de los organizadores para reservar entrada a una sesión, o para una presentación personalizada en sus oficinas.

Sin embargo, estas herramientas, en manos de personas no experimentadas tienen la limitación que supone no saber programar. Sin este conocimiento, la funcionalidad suele estar muy limitada, y sobre todo, la actualización de contenidos no es nada fácil.

Los gestores de contenidos web, como Content-SORT, vienen a cubrir este espectro de necesidades.

Así, la web www.coroacapella.es, acaba de ser construida desde cero usando esta herramienta. El beneficio del uso de Content-SORT para su diseño y construcción ha sido doble.

Por una parte, en su creación sólo ha habido que programar dos scripts en php para extraer de manera excepcional unos datos de la BD del gestor. Todo lo demás, tanto en temas de diseño como sobre todo en funcionalidad, se ha realizado usando los wizards que el gestor proporciona. Siguiendo el método de diseño que proporciona Content-SORT, una persona sin apenas experiencia en la creación de páginas web, ha sido capaz, él solo, de llevar a cabo el proyecto de construcción del sitio en un tiempo muy reducido. Este método, que diferencia perfectamente y de manera modular todos los temas de diseño, funcionalidad y contenidos, aúna de una manera completamente integrada y en una única herramienta la gestión de estos tres elementos.

El resultado de www.coroacapella.es, que no pretende ser profesional desde el punto de vista del diseño estético, sí es sin embargo un ejemplo paradigmático de la facilidad en la gestión de los contenidos web. De esta manera, y como segundo gran beneficio, cualquier información que se muestra en dicha web es gestionable al 100% desde la consola de administración de Content-SORT. Así, cualquier miembro de la asociación a la que pertenece la web va a poder actualizar todos los datos que se presentan al público sin tener ningún conocimiento de programación o diseño web. Bastará con rellenar en formularios muy básicos los textos, fotos y en general, cualquier elemento de información que se quiera presentar, para que, en tiempo real, dichos cambios se reflejen en la nueva web. El motor de Content-SORT será el encargado de añadirle los estilos, ubicarlo en sus páginas correspondientes, aplicar el diseño y hacer que la web refleje inmediatamente los cambios. Todo ello, insisto, sin tocar una sola línea de código HTML, php, javascript, ni nada similar.

Aunque esta experiencia piloto pueda parecer muy simple dada la sencillez de la web creada, es sin embargo un ejemplo de la potencia que puede aportar en el mundo de la creación de sitios en Internet un gestor de contenidos como Content-SORT.

Los Ayuntamientos tienen como plazo máximo para llevar a cabo esta solicitud el 4 de febrero de 2010, por lo que es algo que les URGE por ley.

Esta Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP),  cuando esté plenamente operativa a partir el 31 de diciembre de 2009, posibilitará que España esté entre los primeros países europeos en Administración Electrónica. Y es una inversión de gran impacto positivo para los ciudadanos.

Desde las altas estancias se busca una Administración más ágil y accesible tanto los trabajadores de las propias AAPP como para el ciudadano de a pie, siguiendo el ejemplo de implantación tecnológica que ya disfrutamos y que nos facilita tanto la vida a los usuarios de banca por internet, entre otras cosas. Ya es hora de que se automaticen muchos de los engorrosos procedimientos típicos de la Administración como citas, expedientes, contratos, licencias, certificados, permisos, cambios de titularidad….

Y aquí es donde entramos nosotros, por nuestra flexibilidad y experiencia con la Administración.

SORT pone a disposición un paquete de soluciones específicamente diseñado para dar cobertura profesional a los Ayuntamientos, que, por ley, están obligados a dar respuesta a los derechos del ciudadano recogidos en el Artículo 6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Estas soluciones son proyectos tecnológicos para abordar la Administración Electrónica en los Ayuntamientos, enfocado a procesos específicos y necesarios para dar respuesta a esos derechos de los ciudadanos, y por supuesto, dentro del alcance específico de este Fondo Estatal, que ronda los 800.000 euros por municipio de 20.000 habitantes. Esta es una herramienta para calcular la dotación por Ayuntamiento: https://ssweb.mpt.es/infofondo2010/info_ciudadanos/

 SORT aporta EXPERTOS en:
- Gestión de subvenciones estatales (elaboraremos toda la memoria y la documentación para la solicitud de la subvención por parte de los Ayuntamientos, sin coste para éstos, descargándoles de estas tareas de documentación, y garantizando el cumplimiento de requerimientos).

- Consultoría de procesos de negocio en AAPP (algunas de nuestras referencias: Ministerio de Industria, Generalitat de Catalunya, ICEX, etc…)

- La mejor herramienta en el mercado para la automatización de la Gestión de Expedientes: AuraPortal.

- Implantadores certificados en esta herramienta

- Integración con PORTALES en Internet, cumpliendo con la accesibilidad AA, para dar la mejor experiencia de usuario a los Ciudadanos

- Comunicación, para informar a la ciudadanía de los nuevos servicios que ofrecerá el Ayuntamiento

- Servicios de soporte técnico especializado para el Ciudadano como usuario de los portales en internet

Nosotros (SORT) somos Partners Oficiales de AuraPortal, el mejor Sistema de Gestión de Expedientes del mundo, y es un software español; incluyen, por ejemplo, la gestión de procesos con el DNI electrónico español.

Nuestra obsesión es ayudar a los ayuntamientos a acceder y a obtener el máximo beneficio de estos fondos que son suyos legítimamente.

Así que aquí estamos, alineados tecnológicamente con esta ley que tanto va a simplificar y agilizar los procesos internos de la Administración, como pretende facilitarnos la vida a los ciudadanos de a pie, que somos casi todos. 

Vicente Luengo Moraga.

vluengo@sort.eu

Os adjunto el enlace para ver el vídeo: http://www.videos-it.com/video.php?v=432

Si no sois usuarios registrados de www.videos-it.com tendreis que registraros y probablemente actualizar la versión del reproductor Flash (Si una vez actualizado el reproductor seguís sin ver el vídeo cerrad el navegador web y volved a abrirlo).

Son 18 minutos, divididos en bloques temáticos que os adjunto incluyendo el minuto del vídeo en que comienza el capítulo:

Capítulo  1: Presentación del Grupo Editorial Luis Vives (min 00:00)
Capítulo  2: Situación anterior: Carencias y necesidades (min 01:47)
Capítulo  3: Búsqueda de la solución: Requisitos y objetivos (min 03:32)
Capítulo  4: Descripción sitios web gestionados con Content-SORT (min 04:31)
Capítulo  5: Gestión y mantenimiento de los sitios web (min 09:25)
Capítulo  6: Tipos de contenido y formatos (min 10:26)
Capítulo  7: Interfaz de usuario (min 10:56)
Capítulo  8: Accesibilidad de los sitios web en buscadores  (min 11:53)
Capítulo  9: Diferentes perfiles de acceso a Content-SORT
Capítulo 10: Infraestructura TI: Hosting y modalidad ASP (min 13:49)
Capítulo 11: Fases de los proyectos web realizados con SORT (min 15:13)
Capítulo 12: Beneficios obtenidos con Content-SORT(min 16:29)

Espero que os guste

e-SORT tu empresa de diseño web

Open Text, afincada en Canadá tiene más de 40.000 clientes y sus resultados financieros obtenidos durante el primer trimestre de su ejercicio 2009 (que realmente es el 4T del 2008) parecen haber aumentado en un 11% respecto al ejercicio 2008.

Y no olvidemos que el pasado año Open Text adquirió Captaris por 131 millones de dólares, reforzando ya su catálogo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM). Han reforzado el Proceso de Captura y Digitalización.

En este caso la operación está por encima de los 300 millones de dólares, contando dinero en efectivo y las conversiones directas de acciones.

Estamos viviendo una fagocitosis de las empresas especializadas por parte de las más grandes. Esto no es bueno; implicará menos competencia, y por lo tanto, muchos mayores riesgos para los clientes finales.

Para complicar un poco más el escenario, el fabricante alemán SAP, está asociado con Open Text en una estrategia clara de integración ECM, y hace muy poco que ha incorporado SAP Invoice Management by Open Text a su catálogo. Aquí tenéis alguna noticia relacionada reciente.

La operación no está cerrada aún, pero está prevista para el 4T de este año 2009, pendiente de que ciertos organismos de vigilancia de la competencia lo aprueben.

Vignette aportará tecnología única en ciertos campos donde Open Text podía mejorar: gestión de contenidos Web (WCM), Record Management (con VRD), Herramienta de Integración (VBIS),…

Además, Vignette debía dar un golpe de timón ante la problemática surgida con Autonomy, su motor de indexación por defecto para la gestión de contenidos.

¿Ustedes creen que los clientes de Vignette, en España, tendrán algún beneficio?. Sinceramente…

>Enlace a la nota de prensa de Open Text