Para clarificar el concepto, vamos a aportar una definición sencilla, resumida, y aceptada de forma general.

¿Qué es ECM?

Es la gestión integral de toda la información de una organización.

Por información entendemos tanto información estructurada (bases de datos) como no estructurada (documentos). Y por integral nos referimos a su asociación con los flujos de trabajo.

Es innegable que éste es un hito ideal para cualquier empresa u organismo público. Pero entonces surgen las preguntas básicas, ¿es viable?. Aún más: ¿es rentable la inversión que requiere?. ¿Existe alguna herramienta que ofrezca una solución para esta estrategia?

Vamos a intentar contestar a estas 3 preguntas clave.

¿Es viable el ECM? ¿Es posible llegar a una gestión integral de la información?

Sin lugar a dudas, la respuesta es rotundamente sí. ¿Qué se necesita? Pues depende del nivel de madurez de los sistemas de información de la empresa.

Cuando, habiendo invertido lo suficiente, no se ha logrado una eficaz gestión integral de la información, ha sido sólo por la combinación de dos motivos que implican no poder implantar ECM:

• La existencia de multitud de sistemas de información desintegrados.
• El celo interdepartamental, que impide la integración de la información (“esta información es exclusiva de mi departamento”, en este punto es importante una visión amplia de la organización).

¿Es rentable? ¿Cuáles son las ventajas?

Sin duda alguna es muy rentable; el ahorro que se puede llegar a lograr gracias a la aplicación real de un modelo ECM es muy significativo. Se puede doblar, incluso triplicar el índice de productividad de una organización. Son datos tangibles, indicadores fácilmente medibles como el Time to market, o el dato único; sin mencionar valores intangibles como la imagen que puede ofrecerse gracias al ECM, o la motivación que tendrían todos los empleados, incluso los clientes y proveedores que hagan uso de una Extranet.

¿Existen herramientas ECM?

Aquí nos encontramos con pequeño dilema, solventable, pero que debemos tener muy claro antes de tomar decisiones de esta envergadura.

Es difícil encontrar una herramienta que resuelva el ECM de forma integral. Para empresas pequeñas y medianas, existen muy pocas herramientas accesibles económicamente, y para grandes empresas, es prácticamente imposible encontrar una herramienta realmente operativa y eficaz.

¿Entonces? ¿No habíamos dicho que era una estrategia viable?

¿Cómo puede serlo? Desplegando una solución que integre todos los sistemas operativos horizontales y los verticales de negocio contra un único sistema de información que centralice la gestión de la información y de los procesos de negocio. Estamos hablando, pues, de un conjunto de sistemas integrados (ahora lo llaman “Suite“).

Y el éxito del ECM dependerá por completo de dos tareas:

• eliminar los dos motivos que implican no poder implantar ECM, antes comentados (sistemas de información desintegrados y celo interdepartamental),
• seleccionar el adecuado conjunto de sistemas necesarios, alineado con la adecuada estrategia de integración.

Estamos buscando un programador Junior PHP+HTML. Estamos en pleno proceso de selección de candidatos.

Requisitos: Al menos 1 año de experiencoa en un puesto de programación PHP  y/o HTML+CSS. El candidato debe residir en Madrid.

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A todos los candidatos se les realizará un test técnico para poder valorar sus conocimientos en PHP, HTML y CSS.

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Candidaturas: enviad un email a rrhh arroba sort.eu

Es de interés de debate el modelo de supervisión que se propone para la mejora de la eficiencia y reducción de costes, y qué organismos debe intervenir.

Por su interés en el ámbito de la Gestión Documental para las Administraciones Públicas, a continuación incluimos el memorando oficial publicado en la web de la Casa Blanca, y traducido al castellano.

Traducción realizada por Traducciones-SORT

La Casa Blanca

Oficina del Secretario de Prensa
Para su publicación inmediata
28 de noviembre 2011
Memorando Presidencial – Gestión de Expedientes del Gobierno

MEMORANDO PARA LOS JEFES DE

DEPARTAMENTOS EJECUTIVOS Y AGENCIAS

TEMA: Gestión de Expedientes (Registros) del Gobierno

Sección 1. Propósito. Con este memorando se inicia un importante esfuerzo del poder ejecutivo para reformar las políticas de gestión de los Expedientes y sus metodologías. Mejorar la gestión de los registros electrónicos mejorará el rendimiento y promoverá la apertura y la rendición de cuentas mediante una mejor documentación de las acciones de la agencia y sus decisiones. Los documentos transferidos a la National Archives and Records Administration (NARA) proporcionará el prisma a través del cual las generaciones futuras comprenderán y aprenderán de nuestras acciones y decisiones. Una Gestión de Registros modernizada ayuda a los departamentos ejecutivos y agencias (agencias) a minimizar los costes y a operar más eficientemente. La mejora del rendimiento de la gestión de los registros se basa en la Orden Ejecutiva 13589 del 9 de noviembre de 2011 (Promoción de la Eficiencia del Gasto), que obligaba a las agencias a reducir los gastos y centrarse en las funciones de misión crítica.

Cuando los registros están bien gestionados, las agencias los pueden utilizar para evaluar el impacto de los programas, para reducir la duplicación de esfuerzos, para ahorrar dinero y compartir el conocimiento dentro y a través de sus organizaciones. De esta manera, una gestión adecuada de los registros documentales es la columna vertebral de un Gobierno abierto.

Décadas de avances tecnológicos han transformado las operaciones de la agencia, creando retos y oportunidades para la gestión de registros de la agencia. Una mayor confianza en la comunicación electrónica y en los sistemas ha aumentado radicalmente el volumen y diversidad de información que las agencias deben administrar. Con una planificación adecuada, la tecnología puede hacer que la gestión de estos registros sea menos gravosa y más fácil de usar y compartir. Pero si las políticas de gestión de registros y las prácticas no están actualizadas para la era digital, el aumento de la información puede abrumar a los sistemas de la agencia, lo que aumenta los costes y la pérdida de registros documentales.

Debemos enfrentarnos a estos desafíos aprovechando la oportunidad de desarrollar el paradigma del siglo 21 para la gestión de los registros del Gobierno. Este modelo proporcionará una base para un Gobierno abierto, aprovechando información para mejorar el desempeño de las agencias, y reduciendo los costes y gastos innecesarios.

Sec. 2. Compromisos de la agencia para la reforma de la gestión de los registros. (a) El jefe de cada agencia deberá:

(i) asegurar que la implementación exitosa de los requisitos de gestión de registros dentro de la ley, su regulación, y este memorando es una prioridad para la gestión de alto nivel de la agencia;

(ii) asegurar que los recursos apropiados son asignados a la aplicación efectiva de tales requisitos, y

(iii) dentro de los 30 días siguientes a la fecha de este memorando, designar por escrito ante el Archivero de los Estados Unidos (Archivero), un oficial mayor de la agencia para supervisar la revisión prevista en el inciso (b) de esta sección, en coordinación con el Responsable de los Registros, el Jefe de Información, y el Consejero General de la agencia.

(b) Dentro de los 120 días siguientes a la fecha de este memorando, cada jefe de la agencia presentará un informe al archivero y el director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB) que:

(i) describa los planes actuales de la agencia para mejorar o mantener su programa de gestión documental, en particular con respecto a la gestión de los registros electrónicos, incluyendo los medios de comunicación de correo electrónico y social, el despliegue de servicios basados ​​en la nube o las soluciones de almacenamiento, y cumpliendo otros retos relacionados con los registros;

(ii) identifique las disposiciones u omisiones, en leyes, reglamentos o normas oficiales del NARA que en la actualidad presenten un obstáculo para la adopción de metodologías y políticas eficaces para la gestión de registros electrónicos y de costes adecuados, y

(iii) identifique las políticas o programas que, si se incluye en la Directiva de Gestión de registros requeridos por la sección 3 de este memorándum o adoptados y aplicados por NARA, ayudarían a los esfuerzos de la agencia para mejorar la gestión de los registros electrónicos.

Los informes presentados de conformidad con esta subsección debería  complementar, y por lo tanto no es necesario duplicar, la información proporcionada por las agencias de NARA de conformidad con otras obligaciones de reporte de información.

Sec. 3. Directiva para la Gestión de Registros Electrónicos. (a) Dentro de los 120 días de la fecha límite para los informes presentados de conformidad con la sección 2(b) de este memorando, el director de la OMB y el Archivero, en coordinación con el Fiscal General Adjunto, deberá emitir una Directiva de Gestión de Registros Electrónicos que obligue a los jefes de la agencia a adoptar medidas concretas para reformar y mejorar las políticas y prácticas de gestión de registros dentro de su agencia. La directiva se centrará en:

(i) la creación de un amplio marco de gestión de registros electrónicos para el Gobierno que sea más eficiente y rentable;

(ii) la promoción de políticas de gestión de registros y prácticas que mejoren la capacidad de las agencias para cumplir con sus misiones estatutarias;

(iii) el mantenimiento de la rendición de cuentas a través de la documentación de las acciones del organismo;

(iv) el aumento de accesos públicos a los registros del Gobierno;

(v) apoyar el cumplimiento, por parte de la agencia, de los requisitos legales relacionados con la preservación de la información relevante para un litigio, y

(vi) realizar la transición de la gestión de los registros-papel a la gestión de los registros electrónicos donde sea posible.

(b) En el curso del desarrollo de la directiva, el archivero, en coordinación con el director de la OMB y el Fiscal General Adjunto, revisará los estatutos, reglamentos y normas oficiales del NARA para identificar las oportunidades para las reformas que faciliten una amplia mejora de las prácticas del Gobierno para la gestión de los registros, particularmente con respecto a los registros electrónicos. El Archivero, en coordinación con el director de la OMB y el Fiscal General Adjunto, presentará al Presidente los resultados de esta revisión, a más tardar en la fecha de emisión de la directiva, para facilitar las actualizaciones posibles a las leyes, reglamentos y políticas que rigen la gestión de los registros federales.

(c) En el desarrollo de la directiva, el director de la OMB y Archivero, en coordinación con el Fiscal General Adjunto, deberá consultar con otras agencias afectadas, grupos interinstitucionales y grupos de interés público.

Sec. 4. Disposiciones generales. (a) El presente Acuerdo se aplicará de conformidad con el derecho aplicable y sujeto a la disponibilidad de créditos.

(b) Nada de lo dispuesto en la presente exposición se interpretará de forma que perjudique o afecte de otro modo a:

(i) la autoridad por ley de un departamento o agencia, o a los jefes responsables de los mismos, o

(ii) a las funciones del director de la OMB en relación con las propuestas presupuestarias, administrativas o legislativas.

(c) Este memorándum no tiene como objetivo, y no crea ningún derecho o beneficio, sustantivo o procesal, ejecutable en derecho o en equidad por cualquier parte contra los Estados Unidos, sus departamentos, organismos o entidades, sus funcionarios, empleados , o agentes, o cualquier otra persona.

Sec. 5. Su publicación. El archivero está autorizado, y se le ordena la publicación de este memorando en el Registro Federal.

BARACK OBAMA

(Traducción realizada por Traducciones-SORT)

•    Barcelona, martes día 13 de Diciembre de 2.011 de 10:00 a 13:30.
•    Madrid, miércoles día 14 de Diciembre de 10:00 a 13:30.

Los temas a tratar serán:

•   Presentación de los resultados de nuestro estudio de mercado BPM a nivel mundial realizado a través de LinkedIn.
•  Presentación y comentario de nuestro Modelo de Negocio con socios y clientes finales.
•    Situación del proyecto a finales del 2011 y novedades.
•    Presentación del Catálogo de Procesos.
•    Presentación del Plan de Negocio a 5 años.
•    Comentarios y propuestas.

La convención está abierta a todos, ya sean nuestros comerciales, socios y clientes finales actuales, como posibles comerciales, socios y clientes finales interesados en conocer mejor nuestro modelo y plan de negocio.

La reunión de Barcelona se celebrará en el hotel Novotel de Sant Joan Despí, calle TV3 no. 2, justo enfrente de las instalaciones de TV3. Hay párquing en el propio hotel.
La reunión de Madrid se celebrará en el Club Insignia, edificio Eurobuilding 2, calle Orense 69, a la altura de Sor Ángela de la Cruz.

Para reservar plaza (ya hay más de 60 asistentes registrados hasta la fecha), ponte en contacto con nosotros, o utiliza este formulario online indicando el día, nombre, email de las personas que desean asistir.

Muchas gracias por vuestra ayuda a la difusión.

SOBRE Proceedit

Proceedit es un cluster internacional de empresas tecnológicas unidas para ofrecer un nuevo modelo de relación con sus clientes en el campo de la implantación de procesos BPM para la automatización de la gestión de las organizaciones.

Y así se ve en una pantalla de 1024:

porque es un mensaje de Phishing. ¡No hagáis clic en ningún enlace!

Y, por supuesto, nunca hagáis ningún loging sin revisar cuidadosamente la URL para verificar que estáis en la web que deberíais estar; pueden, desde suplantar vuestra identidad, hasta capturar vuestras contraseñas, datos personales u otros datos privados, pasando por instalaros un virus o un spyware en vuestro PC.

Si habéis recibido este tipo de mensajes, con alguna variante, sería bueno que lo comentarais.

Un saludo.

Pero, ¿está el BPM realmente implantado en las empresas? Y cuando se ha implantado, ¿ha sido con éxito?

Proceedit ha llevado a cabo, en septiembre de 2011, un estudio de mercado donde ha planteado la siguiente pregunta: ¿Ha implementado su organización procesos BPM?

Haced clic en la imagen para ampliar

Los resultados son muy claros como podéis ver en las dos gráficas: sólo un 50% de los encuestados lo habían implementado. Pero cuidado, las estadísticas hay que saber interpretarlas. Y uno de los parámetros más importantes para poder interpretar una estadística es conocer a los encuestados. ¿Quiénes se pararían a responder este tipo de pregunta? Sólo aquellas personas que, para empezar, sepan qué es BPM, y más difícil aún: que conozcan lo que hace el área de Sistemas en su organización a nivel de gestión de procesos. Muy pocas. Sólo personas que pertenecen a organizaciones que ya se han interesado por el BPM.

Entonces, ese 50% es un porcentaje enorme; ¿cómo, estando interesadas, hay tantas organizaciones que ni siquiera hayan intentado automatizar ni un sólo proceso de negocio?.

La conclusión es evidente: este mercado está aún muy poco maduro en el mundo del BPM, y, por lo tanto, hay mucho que hacer. Y Proceedit está en ello.

Aquí podrán encontrar la encuesta publicada, donde podrán añadir sus comentarios, y cambiar algunos parámetros del informe.

- Yahoo y Outlook lo manejan perfectamente. Se envían y se reciben los correos sin problemas.

- Windows Mail y Gmail, al enviar no te permiten enviar los correos a una dirección con Ñ, ya que no hacen la traducción automática a PunyCode.

En algunos Web Mails al hacer la traducción a PunyCode se visualiza mal la dirección, pero luego llegan bien a otros clientes de correo, por lo que el uso es correcto.

Por lo tanto, nuestra conclusión es que se va avanzando en el funcionamiento general de dominios con caracteres especiales. Pero aún hay Clientes de Correo importantes que no lo gestionan adecuadamente.

Recomendaciones para usar dominios con Ñ (eñe).

El resultado de las pruebas es que para escribir correos, podrán tener problemas a la hora de usar un dominio con Ñ.
Si, a pesar de este problema, se quiere disponer de un dominio con Ñ, se recomienda disponer de:

• 2 dominios: es recomendable para poder acceder al mercado extranjero, ya que no tienen Ñ en sus teclados. Tanto para la web como para los correos.
• 2 Webs: efectivamente, nuestra recomendación es que tengáis la web oficial con la Ñ, pero además, debéis tener un micro site (de 1 ó 2 páginas para que requiera muy poco esfuerzo) especialmente diseñado para el mercado extranjero (en inglés y en español) y que permita el uso de nombres sin Ñ. La solución es muy sencilla: 2 dominios, y 2 webs, entrelazadas (con links mutuos).
• Cuando os escriban, publicar una dirección de correo sin eñes ni caracteres especiales para que no tengan problema al escribiros.
• Marketing en internet para posicionar las dos webs.

Es una pena que este Google Doodle no esté muy logrado: no está bien integrado el logo con el contexto gráfico. Y el dibujo de Enrique Granados tocando al piano tampoco está muy logrado. Quizás es que Google ya nos tiene mal acostumbrados.